Un Sistema de Gestión Integrado para PYME ¿Cómo y para qué?


trabajo ejecutivo Diversos estudios anuales sobre la aplicación de las normas ISO de sistemas de Gestión muestran un aumento mundial constante en certificaciones bajo los lineamientos de las normas ISO 9001 (gestión de calidad) e ISO 14001 (gestión ambiental). Sin embargo, aunque estos estudios no indican el tamaño de las organizaciones que han implementado las normas, la experiencia en Holanda y otros países muestra que un número cada vez mayor de las pequeñas y medianas empresas (PYME) han comenzado a instaurar sistemas de gestión integrados, aunque algunos tienen dificultades en hacerlo y necesitan ayuda profesional.

¿Por qué las PYMES implementan sistemas de gestión integrados?

La razón principal es que muchas PYMES son proveedoras de grandes empresas que imponen requisitos de calidad y medio ambiente en su cadena de suministro. En muchos casos, estos requisitos sólo pueden cumplirse mediante la implementación de un sistema de gestión certificado. Asimismo, los gobiernos aplican criterios de calidad y sustentabilidad ambiental en sus actividades de compra y contratación pública. Las PYME están, por lo tanto, obligadas a implantar sistemas de gestión de calidad y medioambiental para mantenerse en el negocio.

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¿Cuáles son las dificultades y cómo puede ayudar a ISO a las PYMES?

Aunque los Sistemas de Gestión Integrados son aplicables a cualquier organización, independientemente de su tipo y tamaño, en general, se reconoce que las PYME se enfrentan a dificultades específicas en la aplicación de estas normas, en particular en la aplicación de múltiples estándares juntos. Las razones son múltiples, un ejemplo es contar con recursos limitados (dinero, tiempo, personas). Sin embargo, también hay razones relacionadas con las propias normas ISO y en sus organismos miembros que pueden ayudar a hacer la vida más fácil para las PYME.

La primera razón es que los Sistemas de Gestión están escritos en un lenguaje que puede ser bastante difícil de entender y pueden contener elementos que sugieren que los sistemas son burocráticos y destinados exclusivamente para las grandes organizaciones. En respuesta, la ISO ha publicado la norma ISO 9001 para pequeñas empresas. En dicho documento se explica de forma clara cada requisito en la norma ISO 9001, es fácil de leer el lenguaje y proporciona ejemplos sobre cómo las PYMES deben ponerlas en práctica.

La segunda, es que las diversos Sistemas de Gestión basados en normas ISO se fundamentan en diferentes modelos, especifican diferentes elementos y el estado de los requisitos similares es diferente en su redacción. Aunque las normas son compatibles y los modelos no son contradictorios, esto no hace la vida fácil para una PYME que deseen aplicar las normas de manera integrada.

Recientemente, la ISO ha adoptado importantes medidas para mejorar la alineación de los Sistemas de Gestión Integrados mediante la definición de la estructura y el núcleo de los requisitos que se aplican a cualquier Sistema de Gestión. Esto, sin duda, va a ayudar no sólo a las PYMES, sino a todas las organizaciones en la aplicación de múltiples Sistemas de Gestión para sus procesos de negocio.

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Uso integrado de los Sistemas de Gestión

 El manual ISO “El uso integrado de normas de sistemas de gestión” aborda ambas razones relacionadas con las normas por las cuales luchan las PYMEs con la implementación de un sistema de gestión de la calidad y la gestión ambiental. En esencia, se muestra claramente cómo los elementos del sistema de gestión especificados en el lenguaje abstracto se relacionan con los procesos operativos y de gestión diaria de la organización.

El informe también proporciona un camino claro para la implementación integrada de Sistemas de Gestión Integrados. El manual utiliza un caso imaginario de un personaje denominado como “Jim Baker” para ilustrar el enfoque:

Jim tiene una panadería en el centro de un pequeño pueblo, mediante la aplicación de una buena gestión, con el apoyo de las normas de sistemas de gestión, su negocio se expande para ofrecer servicios de catering para grandes organizaciones.

El manual muestra cómo los elementos formales de un sistema único de gestión están relacionados con los procesos y actividades de gestión de un taller de empleo de seis personas, y cómo varios requisitos del SMS están relacionados con, y en apoyo de, una empresa de catering de tamaño medio con un alcance regional.

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Los factores clave para el éxito de la implementación del Sistema de Gestión Integrado en una PYME

Hay muchos factores que influyen en el éxito de la implementación del SGI por una PYME:

1. Se adhieren a su sistema de gestión existente

Cualquier organización que se mantiene en el negocio y es capaz de ofrecer productos y servicios a sus clientes cuenta con un sistema de gestión, sin embargo lo hacen de forma magra o informal. Este sistema, en cualquiera de sus formas, debe ser tomado como base y punto de partida para la implementación de un SGI como la ISO 9001. La implantación de la ISO 9001 no significa “construir” un nuevo sistema de gestión de la calidad, pero sí hay que evaluar sus prácticas actuales de gestión según la norma ISO 9001, y adaptar y añadir cuando sea necesario los elementos que exige la norma.

Por lo tanto, cada Sistema de Gestión es único y una organización no debe comprar un manual de Internet o aplicar procedimientos estándar proporcionados por un consultor. El riesgo es que estas herramientas pueden no ajustarse con los procesos particulares de la organización y por el contrario, pueden generar procesos burocráticos que impedirían que los empleados vieran al SG como, no será visto por los empleados como un valor añadido – y probablemente sólo se activará cuando la auditoría de certificación anual es inminente!

La dificultad consiste en vincular las necesidades abstractas de la vida real los a los procesos y prácticas de gestión. Una vez que una organización ha sido capaz de hacer esto, el grado en que los requisitos ya están siendo satisfechas el sistema se vuelve claro. Las prácticas informales de gestión a veces necesitan ser formalizadas (por ejemplo, algunos registros deben mantenerse para demostrar que las cosas se han hecho), pero en muchos casos esto contribuye a la eficacia y eficiencia de las operaciones, por lo que agrega valor a la organización.

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2. Un sistema de gestión no es idéntico a los procedimientos documentados

Un sistema de gestión es una herramienta para contribuir al logro de los objetivos organizacionales. Toda medida que se tome debe ser compatible con el objetivo básico del sistema:

¿Ayuda en hacer un mejor trabajo, en ser más exitoso, y en la consecución del plan de negocios?

Hay muchas medidas que pueden contribuir a este objetivo, por ejemplo aumentando la competencia del personal, la adopción de dispositivos técnicos “a prueba de tontos”, mediante pictogramas, los formularios a mano para comprobar y rellenar (que más tarde se convierten en registros también), etc.

Sin embargo, uno debe dudar antes de establecer extensos procedimientos documentados, especialmente en situaciones de PYME, ya que en muchos casos esto no se alinea con la cultura organizacional y las prácticas cotidianas.

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3. Puedes buscar los puntos en común entre diferentes Sistemas de Gestión

Aunque redactado de manera diferente, todos los Sistemas de Gestión se basan en los mismos conceptos fundamentales:

– La gestión de procesos y control: asegurar que los procesos de entrega de los resultados esperados y que los requisitos aplicables se cumplan.

– Plan-Do-Check-Act enfoque para el control de gestión y proceso: establecer objetivos, definir los procesos necesarios, controlar el progreso y el cumplimiento, tomar medidas cuando sea necesario, y considerar las oportunidades de mejora.

– Gestión del riesgo: identificación de los riesgos que ofrecen las amenazas y oportunidades, e implementar controles para reducir al mínimo los efectos negativos sobre el rendimiento y maximizar los beneficios potenciales.

Un Sistema de Gestión Integrado de Calidad y Medio Ambiente especifica elementos muy similares basados en estos conceptos que deben formar parte del sistema de gestión de la organización en general. Teniendo en cuenta las exigencias de la norma con estos conceptos básicos en mente ayudará a las PYME en la interpretación y aplicación de su sistema de forma integrada.

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4. Que sea sencillo

Menos es mejor y lo pequeño es hermoso en muchas situaciones, como en los sistemas de gestión de riesgos, especialmente para las PYME. Al mantener los primeros tres factores clave en mente, las PYME deberían ser capaces de adaptar el su sistema para satisfacer el tamaño y la complejidad de la organización. Es posible cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001 e ISO 14001 sin documentación extensa.

Diagramas de flujo y formatos son en muchos casos más eficaces que los procedimientos documentados y, los registros suelen ofrecer más valor añadido que las descripciones de proceso. Especificar qué hacer es preferible a la descripción de cómo hacerlo, y se puede hacer de forma más concisa. Es importante que el diseño de los controles esté en consonancia con la cultura de la organización y el nivel de competencia del personal.

No sólo para las grandes organizaciones

Los Sistemas de gestión y los sistemas integrados no son herramientas sólo para las grandes organizaciones. Teniendo en cuenta la tendencia hacia la externalización de actividades y la creciente importancia de la cooperación en la cadena de valor, la implementación efectiva del Sistema de Gestión en las PYME es de vital importancia para facilitar el comercio y promover el desarrollo sostenible.

Los Sistemas de Gestión ISO se pueden implementar de manera integral en las PYME, y pueden agregar valor a sus negocios, siempre y cuando algunos de los factores claves para el éxito sean tomados en cuenta de manera precisa.

ISO ha publicado una guía útil para las PYME y desarrollará sus futuras normas de una manera que facilite la implementación e integración de múltiples estándares.

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4 Respuestas a “Un Sistema de Gestión Integrado para PYME ¿Cómo y para qué?

  1. Lo que expresan sobre el uso de diagramas en funcion de eliminar engorrosos procedimeintos documentados lo comparto, siempre que esten bien hechos. He visto Flujogramas que tratan de sustituir un procedimiento que, cuando los sigues no son representativos de las practicas de la organizacion en el proceso en cuestion

  2. Te muestran los diagramas y al final tienes que documentar no conformidades pues estan muy mal hechos. En algunos casos definen que elaboran flujogramas y en realidad lo que han establecido es un esquema de como deberia funcionar un procedimiento o un proceso relacionado con una actividad especifica

  3. por eso a veces hay que tener cuidado en que se documenta y como. Documentar el que a veces no resuelve el problema, dando lugar a diferentes interpretaciones de un mismo tema o forma de tabajo

  4. El reto es cumplir con los requisitos de la norma de la manera menos compleja y engorrosa, teniendo como base el sistema de gestión existente en la empresa.

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